Chaque année, c’est le même coup de fil. Nous sommes mi-décembre, un dirigeant nous appelle : « Il me faudrait trois préparateurs de commandes. Pour lundi. »

Lundi, c’est dans quatre jours. Et les meilleurs profils de la région sont déjà en mission depuis un mois.

Je ne jette la pierre à personne : en fin d’année, tout le monde court. Mais après toutes ces fins d’année vécues depuis l’agence, je peux vous l’assurer : le renfort qui fonctionne se prépare bien avant que les guirlandes soient accrochées. Il reste environ six semaines avant le gros du pic : voici comment les utiliser, et les deux étapes que l’on oublie trop souvent : bien rédiger son besoin, et bien accueillir.

Le compte à rebours : ce qu’il reste à faire d’ici le pic

Cette semaine (fin octobre) : l’appel à l’agence. Si ce n’est pas encore fait, c’est maintenant. Les bons intérimaires commencent à organiser leur fin d’année, et chaque semaine qui passe réduit le choix. Pas besoin d’avoir tout chiffré pour m’appeler : une estimation suffit pour lancer la recherche.

Début novembre : le besoin affiné. Ressortez vos volumes de décembre dernier, vos heures supplémentaires, les jours où tout a coincé. C’est votre meilleure boussole pour préciser le nombre de renforts et les dates du pic, puis rédiger votre fiche de besoin (on y vient juste après).

Mi-novembre : la validation. Profils retenus, dates confirmées, horaires calés. On prépare ensemble l’arrivée des renforts.

Fin novembre – début décembre : l’arrivée. Idéalement quelques jours avant le pic, pas le jour même. Un renfort qui arrive en pleine tempête passe sa première semaine à apprendre au lieu d’aider.

Et si vous lisez cet article le 10 décembre ? Appelez quand même. On trouvera des solutions, simplement avec moins de choix.

Rédiger le besoin : la fiche qui change tout

« Un cariste », ce n’est pas un besoin, c’est un intitulé. Plus votre demande est précise, moins je joue aux devinettes, et plus le profil envoyé tient la route. Avant de m’appeler, prenez dix minutes pour noter :

• Les tâches réelles du poste : ce que la personne fera concrètement, heure par heure si possible.
• L’indispensable et le souhaitable : un CACES à jour est un prérequis, l’expérience du logiciel maison est un bonus. Ne mélangez pas les deux.
• Les horaires et le rythme : équipes, week-ends, nocturnes, et la grande question de décembre : travaille-t-on le 24 au soir ?
• Les dates précises, avec une éventuelle marge de prolongation si janvier s’annonce chargé.
• Le lieu et l’accès : adresse exacte, parking, desserte en transports. Un site difficile d’accès se signale dès le départ.
• La rémunération et les avantages : primes, paniers, tickets restaurant. L’intérimaire a droit aux mêmes conditions que vos salariés en poste équivalent, autant les lister tout de suite.
• La tenue et les équipements : qui fournit les chaussures de sécurité et les EPI ?

Avec ces éléments, je peux proposer le bon profil du premier coup, et rédiger un contrat juste.

Préparer l’accueil : opérationnel dès le premier jour

Vous avez trouvé la perle rare ? Parfait. Maintenant, il s’agit de ne pas la laisser deux heures sur le parking à chercher le bon interlocuteur. Un accueil réussi tient en quelques gestes simples.

Avant le jour J. Transmettez-nous les infos pratiques à relayer : heure d’arrivée, adresse précise, nom de la personne à demander, tenue. Préparez le badge, le casier, les accès informatiques et les EPI. Ça paraît évident, c’est pourtant l’étape la plus souvent oubliée.

Un référent désigné. Une personne de votre équipe, disponible les premières heures, qui sait qu’elle accueille quelqu’un. Pas forcément un manager : un collègue expérimenté et patient fait très bien l’affaire.

La sécurité d’abord. Consignes, circulation sur le site, issues de secours, gestes du poste. Si le poste présente des risques particuliers, une formation renforcée à la sécurité est obligatoire. C’est à vous, entreprise d’accueil, de l’organiser.

Montrer plutôt qu’expliquer. Dix minutes au poste avec le référent valent mieux qu’une heure de présentation. Commencez par des tâches simples, puis montez en charge.

Un point en fin de première journée. Cinq minutes suffisent : ce qui va, ce qui coince. Et faites-nous un retour. Si un ajustement est nécessaire, mieux vaut le savoir le lundi soir que le vendredi.

Et après les fêtes ?

Un renfort bien accueilli en décembre est souvent un renfort qui revient l’année suivante, et qui connaît déjà la maison. Prenez le temps d’un petit bilan en janvier : c’est votre fiche de besoin de l’an prochain qui commence. Et l’an prochain, prenez une longueur d’avance : bilan en septembre, appel à l’agence dès la mi-octobre.

Alors, où en êtes-vous de votre planning de fin d’année ?

Besoin de renforts pour décembre ? Nous sommes fin octobre : c’est exactement le bon moment. Contactez l’équipe Accès RH à Balma ou à Toulouse, on construit ensemble votre calendrier et votre fiche de besoin.